Libro Diario y libro Mayor: cuentas T y balance de comprobación
Hiciste los asientos y todos cierran. Ahora esos importes tienen que llegar a cada cuenta, para saber cuánto hay en Caja o cuánto se les debe a los proveedores. De eso se trata la relación entre libro Diario y libro Mayor, que termina en un control simple: el balance de comprobación de sumas y saldos. Vamos paso a paso, con cuentas T y un ejemplo completo.
El libro Diario: todo, en orden de fecha
El Diario es un registro cronológico: las operaciones se anotan en el orden en que ocurren, un asiento por cada comprobante. Por eso se dice que es de primera entrada: ahí la operación se asienta por primera vez.
Cada asiento tiene cuatro elementos: la fecha, las cuentas que se debitan y se acreditan, los importes y una leyenda breve que identifica el comprobante. Y en cada uno se cumple la partida doble: la suma de lo debitado iguala la de lo acreditado.
En el Diario llevado a mano, los totales de cada hoja (los transportes) se trasladan a la siguiente, y al terminar el ejercicio el total del Debe y el del Haber tienen que ser iguales.
Lo que el Diario no muestra de un vistazo es cuánto hay en cada cuenta. Para eso está el Mayor.
El libro Mayor: lo mismo, ordenado por cuenta
El Mayor es un registro sistemático: toma cada importe del Diario y lo agrupa en la cuenta a la que pertenece. Es de segunda entrada, porque no registra nada nuevo: reordena lo que ya se asentó.
| Libro Diario | Libro Mayor | |
|---|---|---|
| Orden | Por fecha | Por cuenta |
| Tipo de registro | Cronológico, de primera entrada | Sistemático, de segunda entrada |
| Pregunta que responde | ¿Qué pasó y cuándo? | ¿Cuánto hay en cada cuenta? |
| ¿Lo exige el Código de Comercio? | Sí | No |
Ese último renglón suele sorprender: el artículo 55 del Código de Comercio exige el Diario, el de Inventarios y el Copiador de Cartas, pero no el Mayor. Aun así, en la práctica es imprescindible, y hoy los sistemas contables lo completan solos a medida que registrás en el Diario.
En los ejercicios vas a usar dos formas de presentarlo. La cuenta T (Debe a la izquierda, Haber a la derecha) es rápida y se usa para aprender. El mayor en forma completa suma el concepto y el saldo después de cada movimiento: es el que se usa en las empresas.
Cómo pasar del Diario al Mayor con cuentas T
El pasaje al Mayor (también pase: pasar al Mayor es mayorizar) es mecánico:
- Tomá el primer asiento del Diario.
- Cada importe del Debe va al Debe de su cuenta; cada importe del Haber, al Haber de su cuenta. El lado no cambia nunca.
- Anotá la fecha junto a cada importe, para poder rastrearlo.
- Seguí con el asiento siguiente hasta terminar.
Después se calcula el saldo de cada cuenta:
Saldo = suma del Debe − suma del Haber
Si gana el Debe, el saldo es deudor; si gana el Haber, es acreedor (y se anota en valor absoluto, sin signo); si dan igual, la cuenta está saldada. Los activos y las pérdidas tienen normalmente saldo deudor; los pasivos, el patrimonio y las ganancias, acreedor. Si esto todavía te hace ruido, repasá Debe y Haber sin confusiones o el glosario contable.
El balance de comprobación de sumas y saldos (y el balancete)
Con el Mayor terminado, se arma una planilla con todas las cuentas y dos pares de columnas: las sumas (total del Debe y total del Haber de cada cuenta) y los saldos (cada uno en la columna deudora o en la acreedora). En el curso aparece sobre todo el balancete de saldos, que muestra solo las columnas de saldos (en la hoja de trabajo, las sumas figuran como “Números”: Débitos y Créditos); en otros textos se habla de balance de comprobación o balance de sumas y saldos.
¿Por qué tienen que coincidir?
- Las sumas: cada asiento tiene igual Debe que Haber y el pase respeta los lados, así que los totales del Mayor son iguales entre sí y al total del Diario. Por eso este control verifica que todo se haya pasado al Mayor.
- Los saldos: cada saldo es la diferencia entre las sumas de su cuenta. Juntando todas las cuentas, saldos deudores menos saldos acreedores da total del Debe menos total del Haber: cero.
Ejemplo resuelto: del Diario al balance de comprobación
Una empresa comercial arranca en marzo. Sin IVA, para concentrarnos en el circuito, y con el costo de cada venta registrado en el momento.
- 1/3: los socios aportan $ 100.000 en efectivo.
- 4/3: compra mercaderías a crédito por $ 60.000.
- 8/3: vende al contado por $ 30.000; lo vendido costó $ 18.000.
- 12/3: vende a crédito por $ 25.000; lo vendido costó $ 15.000.
- 18/3: le paga $ 35.000 en efectivo al proveedor.
- 25/3: un cliente paga $ 20.000 en efectivo a cuenta de su deuda.
Paso 1: el libro Diario
| Fecha | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 1/3 | Caja | 100.000 | |
| Capital | 100.000 | ||
| 4/3 | Mercaderías | 60.000 | |
| Acreedores por Compras | 60.000 | ||
| 8/3 | Caja | 30.000 | |
| Ventas | 30.000 | ||
| 8/3 | Costo de Ventas | 18.000 | |
| Mercaderías | 18.000 | ||
| 12/3 | Deudores por Ventas | 25.000 | |
| Ventas | 25.000 | ||
| 12/3 | Costo de Ventas | 15.000 | |
| Mercaderías | 15.000 | ||
| 18/3 | Acreedores por Compras | 35.000 | |
| Caja | 35.000 | ||
| 25/3 | Caja | 20.000 | |
| Deudores por Ventas | 20.000 | ||
| Totales | 303.000 | 303.000 |
Seis operaciones, ocho asientos: cada venta genera dos (la venta y su costo). En el libro, cada asiento lleva además su leyenda (comprobante interno, factura, boleta contado o recibo).
Paso 2: el pase al Mayor
Así queda Caja en cuenta T:
| Debe | Haber |
|---|---|
| 1/3: 100.000 | 18/3: 35.000 |
| 8/3: 30.000 | |
| 25/3: 20.000 | |
| Suma: 150.000 | Suma: 35.000 |
Saldo: 150.000 − 35.000 = 115.000 deudor. La misma cuenta, en forma completa:
| Fecha | Concepto | Debe | Haber | Saldo deudor |
|---|---|---|---|---|
| 1/3 | a Capital | 100.000 | 100.000 | |
| 8/3 | a Ventas | 30.000 | 130.000 | |
| 18/3 | de Acreedores por Compras | 35.000 | 95.000 | |
| 25/3 | a Deudores por Ventas | 20.000 | 115.000 |
En el concepto va la contrapartida; en los prácticos del curso, “a…” en el Debe y “de…” en el Haber. El resto se mayoriza igual:
- Mercaderías: Debe 60.000; Haber 18.000 + 15.000. Saldo 27.000 deudor.
- Deudores por Ventas: Debe 25.000; Haber 20.000. Saldo 5.000 deudor.
- Acreedores por Compras: Debe 35.000; Haber 60.000. Saldo 25.000 acreedor.
- Capital: Haber 100.000. Saldo 100.000 acreedor.
- Ventas: Haber 30.000 + 25.000. Saldo 55.000 acreedor.
- Costo de Ventas: Debe 18.000 + 15.000. Saldo 33.000 deudor.
Paso 3: el balance de comprobación
| Cuenta | Suma Debe | Suma Haber | Saldo deudor | Saldo acreedor |
|---|---|---|---|---|
| Caja | 150.000 | 35.000 | 115.000 | |
| Mercaderías | 60.000 | 33.000 | 27.000 | |
| Deudores por Ventas | 25.000 | 20.000 | 5.000 | |
| Acreedores por Compras | 35.000 | 60.000 | 25.000 | |
| Capital | 100.000 | 100.000 | ||
| Ventas | 55.000 | 55.000 | ||
| Costo de Ventas | 33.000 | 33.000 | ||
| Totales | 303.000 | 303.000 | 180.000 | 180.000 |
Las sumas dan 303.000 de cada lado, igual que el total del Diario, y los saldos, 180.000. De paso, se cumple la ecuación contable: activo $ 147.000 = pasivo $ 25.000 + patrimonio $ 122.000 (capital de $ 100.000 más la ganancia de $ 22.000 que dejan Ventas menos Costo de Ventas).
Qué errores detecta el balance de comprobación (y cuáles no)
Si las columnas no coinciden, hay un error seguro: un asiento que no balancea, un importe pasado al Mayor distinto del Diario, un débito anotado en el Haber, un asiento pasado a medias o un saldo mal calculado. Si un asiento entero quedó sin pasar al Mayor, en cambio, las columnas coinciden igual: eso lo detecta comparar las sumas con el total del Diario.
Ahora lo importante: que el balance cierre no significa que esté bien. Solo detecta desequilibrios, y estos errores no los generan:
| Error | Ejemplo en nuestra empresa | ¿Cierra igual? |
|---|---|---|
| Omitir un asiento entero | No se registra el cobro del 25/3 | Sí: 283.000 de cada lado |
| Registrar un asiento dos veces | El cobro del 25/3 se registra dos veces | Sí: 323.000 de cada lado |
| Cuenta equivocada del mismo lado | En la venta al contado se debita Deudores por Ventas en vez de Caja | Sí |
| Importe equivocado en todo el asiento | La compra se registra por 6.000 en el Debe y en el Haber | Sí |
| Asiento invertido | En el pago del 18/3 se debita Caja y se acredita Acreedores por Compras | Sí |
| Errores que se compensan | 1.000 de más en el Debe de una cuenta y en el Haber de otra | Sí |
Mirá el cobro duplicado: el balance cierra, pero Deudores por Ventas queda con saldo acreedor de 15.000 (25.000 en el Debe contra 40.000 en el Haber). La igualdad no lo marca; lo marca mirar los saldos con criterio. Por eso, además de que cierre, hay que revisar que cada saldo tenga sentido y contrastarlo con controles como el arqueo o la conciliación bancaria.
Errores frecuentes
- ✗ Cambiar de lado al pasar al Mayor (“es un activo, va al Debe”, aunque en el asiento estaba en el Haber). ✓ El pase copia el lado del asiento.
- ✗ Dar todo por bueno porque el balance cierra. ✓ Es necesario, pero no suficiente: revisá omisiones, duplicados y cuentas.
- ✗ Ubicar el saldo en la columna “natural” de la cuenta sin calcularlo. ✓ El saldo sale de restar las sumas; si Caja da acreedor, no lo acomodes: averiguá por qué.
- ✗ Corregir un asiento tachándolo o borrándolo. ✓ Se corrige con un nuevo asiento, en la fecha en que se detecta el error.
Otros errores que se repiten los juntamos en los 7 errores más comunes en los parciales de contabilidad.
Para cerrar
Diario, Mayor y balance de comprobación son tres vistas de la misma información: por fecha, por cuenta y en una planilla de control. En Conceptos Contables, los registros contables vienen después de las cuentas y las reglas de registración, y son la base del ciclo contable; más adelante, el balancete aparece como punto de partida de los ajustes y la hoja de trabajo. Como el hilo no se saltea, si las reglas de registración todavía te hacen dudar, afirmalas antes de avanzar. Para practicar, tenés gratis el simulacro de las unidades 4 y 5.
¿Se te complica pasar del Diario al Mayor? En Delta Academia lo practicamos con ejercicios tipo parcial, paso a paso. Escribinos.